Le système d’immigration japonais : mode d’emploi et conseils

Le système d’immigration japonais est plutôt opaque et complexe. Mais si comme moi, vous avez décidé de venir vivre au Japon, même temporairement, vous allez forcément devoir passer par la case immigration pour obtenir un permis de séjour. Et si certains visas comme le Student Visa par exemple ou évidemment le Working Holiday Visa – WHV – s’obtiennent depuis la France, tous les autres sont à demander depuis le Japon. Il vous faudra passer par le bureau de l’immigration de votre ville de résidence au Japon (appelé nyuukokukanrikyoku – 入国管理局) et déposer un dossier de demande de visa.

On ne va pas se le cacher, le Japon a la réputation d’être un pays traditionnellement fermé aux étrangers. Il est donc normal que devoir passer par la case immigration pour obtenir un visa fasse peur à plus d’un, que l’on soit européen ou pas.

J’ai moi-même dû passer de nombreuses fois par la case immigration pour effectuer mes demandes de visas. Et du coup, je peux vous dire que l’immigration ici, c’est souvent beaucoup de stress et des papiers parfois difficiles à obtenir. Sans compter la barrière linguistique qui rend ces démarches encore plus laborieuses.

Le but de cet article est donc de vous donner des informations, conseils et astuces pour faciliter votre passage par la case immigration au Japon et briser les mythes sur cet organisme si redouté.

Tout d’abord, il est primordial de comprendre de quoi je vais parler dans cet article : il ne faut surtout pas confondre le bureau de l’immigration de chaque ville, là où sont délivrés les visas et les titres de séjours, avec les services de l’immigration à l’aéroport. Ce sont deux services bien différents. Techniquement lorsque vous arrivez à l’aéroport la première fois, ils ne font généralement que vérifier avec quel type de visa vous voyagez et contrôler que vos papiers sont en règle. On peut vous y délivrer certains documents officiels comme votre carte de résident notamment, mais les décisions d’attribution de visas auront de toute façon toujours été prises en amont par les services de l’immigration japonaise.

La zairyuu kaado (在留カード), la carte de résident pour les étrangers au Japon qui fait office de pièce d’identité.

L’avantage de l’immigration au Japon, c’est que ça reste un service bien organisé. Si vous rentrez dans les cases qu’ils ont définies, vous obtiendrez votre visa, même si l’attente peut parfois être longue.

Ce qu’il est important de savoir

– Lorsque l’on cherche à obtenir des informations sur les procédures et les papiers à fournir, il n’est pas rare d’entendre plusieurs sons de cloche. Il arrive fréquemment qu’on vous donne des informations contradictoires. Certains employés travaillant à l’immigration vous diront par exemple de fournir coûte que coûte tel ou tel document alors que d’autres non. Les étrangers aussi s’y perdent notamment lorsqu’ils s’échangent des conseils entre eux car chaque cas est unique et ce qui est valable pour les uns ne l’est pas forcément pour les autres. Chaque cas est traité indépendamment des autres par l’immigration japonaise et seuls certains documents sont communs pour tous. Les autres justificatifs à fournir dépendront de votre situation personnelle.

– D’ailleurs peu importe la minutie que vous mettrez à préparer votre dossier de demande de visa, il vous manquera toujours des documents ! C’est une fatalité et il est donc inutile de stresser si vous n’êtes pas sûr que votre dossier soit complet au moment du dépôt. Il y a de grandes chances que vous ayez à renvoyer des documents de toute façon. L’immigration japonaise est assez tatillonne et cherche toujours à se procurer le plus de justificatifs possible. L’important c’est surtout d’arriver à fournir les justificatifs demandés dans les temps.

– En fonction de votre ville ou région de résidence, les services de l’immigration seront plus ou moins stricts ou généreux en ce qui concerne l’attribution des visas. Je ne sais pas s’il y a des politiques de quotas à l’échelle nationale ou locale, mais il est clair qu’on n’est pas tous logés à la même enseigne.

– La plupart du temps, dans les grandes villes en tout cas, vous aurez toujours à l’immigration un guichet avec des employés parlant anglais. C’est vraiment utile car si vous ne parlez pas bien japonais, ça va vous sauver la vie. Dans tous les cas, préparez bien vos questions et recherchez le vocabulaire dont vous aurez besoin en japonais. Notez que de toute façon les formulaires à remplir sont le plus souvent disponibles aussi en anglais.

– Si vous avez une demande de visa en cours avec l’immigration japonaise et que votre visa actuel expire avant que vous ayez obtenu une quelconque réponse, ne paniquez pas. Vous bénéficiez normalement automatiquement d’une prolongation de deux mois. C’est écrit sur un petit papier qu’on vous agrafe dans votre passeport. Si au bout de ce nouveau délai de deux mois, vous n’avez toujours pas reçu de réponse, vous êtes en droit de les contacter et de demander à avoir une réponse. En général, l’immigration s’arrange pour prendre sa décision et vous informer avant cette date butoir, mais appelez quand même un peu avant pour vérifier qu’ils ne vous oublient pas et qu’il n’y a pas de problèmes de procédure.

– Une fois que les services de l’immigration auront décidé de vous accorder un nouveau visa, ils vous enverront un coupon par la poste. Vous aurez alors environ une dizaine de jours pour aller récupérer votre visa. Si vous avez bénéficié de l’extension de deux mois, je vous conseille d’aller chercher votre nouveau visa le plus tard possible pour grappiller encore quelques jours. En fait, comme la carte de résident est créée le jour où vous êtes allé la récupérer, vous aurez ainsi « gagné » du temps entre votre ancien et votre nouveau visa.

– Notez que la plupart des services publics et autres agences (mairies, centres des impôts, l’ambassade de France, les compagnies d’assurance, etc) ne sont pas en relation avec les bureaux de l’immigration. Ces derniers ignorent donc si vous payez vos taxes, avez eu un enfant ou autres car ils ne communiquent pas entre eux.
Ce sera à vous de les informer des amendements à apporter concernant votre situation. Cela peut être parfois un avantage et parfois un inconvénient. Par exemple, si vous n’avez pas d’assurance ou que vous ne payez pas l’impôt sur la retraite (appelé nenkin – 年金), ils ne peuvent pas le savoir ! En revanche, ils vérifient maintenant que vous payez bien votre taxe d’habitation (appelée juuminsei – 住民税). Ce sera donc à vous d’aller chercher ces justificatifs au centre des impôts car l’immigration vous les demandera à chaque fois.

– Si vous changez ou arrêtez votre travail au Japon, sachez qu’il existe un formulaire à remplir pour en informer l’immigration. Vous avez en fait seulement 14 jours pour remplir ce document ou prévenir le bureau par téléphone. Dans la réalité, comme peu d’étrangers sont au courant de l’existence de ce formulaire, ils sont nombreux à oublier de le remplir. Il n’y a donc pas de stress à avoir si vous réalisez que vous ne l’avez pas rempli dans les temps. Vous pourrez le compléter et le remettre directement sur place lors de votre demande de visa suivante.

– Les bureaux de l’immigration ont des heures d’ouverture plutôt restreintes, genre 9H-16H et seulement en semaine. Un peu comme la CAF en France ! Du coup, si vous bossez, il vous faudra peut-être poser des jours pour aller faire vos démarches. Et comme ils sont fermés les jours fériés aussi, je vous conseille de planifier vos dépôts et retraits de dossiers bien à l’avance et surtout d’en parler à votre entreprise.

– Ce qui est le plus frustrant selon moi, c’est qu’ils traitent les dossiers à la tête du client ou de leur humeur du jour. C’est l’impression que ça donne en tout cas car rien n’est plus aléatoire et incompréhensible que leur processus de décision. Vous pouvez avoir le même CV ou dossier que quelqu’un d’autre et ne pas obtenir la même réponse de leur part concernant la durée du visa, son obtention ou son refus, les papiers demandés, etc. J’ai demandé à des dizaines de personnes et comparé ce qu’ils m’ont dit et il est impossible de trouver une logique entre les différentes situations.

Mes conseils pour réaliser vos démarches

– Présentez-vous en personne lorsque vous faites une première demande de visa. C’est toujours mieux de déposer les papiers en main propre et vous pourrez demander aux employés sur place de vérifier si votre dossier est bien complet.

– Pour constituer n’importe quel dossier de demande de visa, vous avez une liste de documents qu’il vous faut obligatoirement fournir. Mais vous avez aussi la possibilité d’ajouter des pièces non demandées au dossier pour appuyer votre candidature. Par exemple, maintenant que j’ai un obtenu un bon niveau au JLPT, j’ajoute mon certificat à chaque nouvelle demande de visa pour montrer mon niveau de japonais. On ne sait jamais, ça peut toujours faire pencher leur décision en ma faveur.

– Je vous conseille aussi vivement de rester au Japon pendant toute la durée de vos démarches avec le bureau d’immigration. Vous pouvez recevoir un coup de fil ou un courrier à n’importe quel moment et les délais pour renvoyer les papiers nécessaires sont en général plutôt courts. Et il est crucial d’envoyer ou d’aller récupérer vos documents dans les temps sans quoi vous prenez le risque de voir tous vos efforts réduits à néant. L’immigration japonaise ne plaisante pas avec la ponctualité et être en retard vous vaudra des pénalités : paperasses à remplir pour justifier du retard, visas plus courts par la suite voire refus de remise du visa.

– Pour être sûr de ne pas avoir de problèmes lors de vos démarches, donnez des informations correctes et surtout ne leur mentez pas. Ils l’apprendront inéluctablement d’une manière ou d’une autre et il sera trop tard à ce moment-là pour fournir des explications. Surtout payez vos taxes dans les délais et ne commettez aucun acte criminel. Ne pas remplir ces deux dernières conditions sera quasi éliminatoire pour une demande de visa.

– Vous pouvez commencer vos démarches de demande de visa trois mois avant la date d’expiration de votre visa actuel. Ne perdez donc pas de temps. Vous vous éviterez ainsi beaucoup de stress car les procédures sont souvent longues et comme je vous le disais plus haut, il vous manquera toujours des papiers.

– N’hésitez pas à les appeler ou faites quelqu’un appeler pour vous, comme l’entreprise pour laquelle vous travaillez par exemple. Que ce soit au début pour vous assurer des documents à rassembler ou pendant pour savoir où en est votre dossier. Rester en contact avec leurs services vous fera gagner du temps et montrera votre détermination.

– Si vous dépendez d’une entreprise au Japon, sachez qu’elle peut peser grâce à son influence et sa réputation pour vous faire obtenir votre visa. N’hésitez donc pas à les impliquer dans le processus, que ce soit pour l’obtention d’un visa de travail, de stage ou même culturel.

Pour finir, je vous donne le site Internet des Bureaux de l’Immigration du Japon. Vous pourrez y trouver des informations pour contacter le bureau de votre ville ou région, télécharger les documents officiels et obtenir des renseignements sur tous les types de visas et leurs procédures respectives.

Voilà c’est tout pour cet article qui j’espère facilitera vos démarches avec l’immigration japonaise. Je ne vous dis pas bonne chance car si vous préparez correctement votre dossier, vous n’en aurez pas besoin !

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À bientôt sur Mycrazyjapan !

 

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